Imagina a cena: você vai emitir uma nota fiscal, acessar um benefício do Simples Nacional ou até fazer um contrato com uma empresa e… descobre que seu CNPJ está inapto. É como levar um balde de água fria em pleno expediente. Mas calma, não é o fim do mundo. Ter um CNPJ inapto é uma situação mais comum do que parece e, sim, dá para resolver.
Se você está nessa situação, é importante entender o motivo da inaptidão e agir rápido. Neste artigo vamos explicar o que significa estar com o CNPJ inapto, quais as consequências disso, os passos para regularizar a situação e como evitar que isso aconteça de novo. Tudo em uma linguagem simples, do jeito que você merece, sem enrolação e com foco na solução.
O que significa estar com o CNPJ inapto
Estar com o CNPJ inapto significa que a Receita Federal considerou a empresa irregular. Na prática, isso acontece quando a empresa não entrega obrigações acessórias por dois anos consecutivos, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), Escrituração Contábil Fiscal (ECF) ou outras declarações obrigatórias.
Isso pode atingir tanto empresas ativas quanto aquelas que estão paradas, mas que continuam com o CNPJ aberto. Mesmo que a empresa não esteja vendendo ou operando, ela tem que prestar contas ao fisco.
Motivos mais comuns para o CNPJ ficar inapto:
- Não entrega de obrigações acessórias (como DCTF, ECF ou DASN-SIMEI)
- Falta de atualização cadastral
- Erros na inscrição estadual ou municipal
- Encerramento irregular das atividades
Consequências do CNPJ inapto
Ter o CNPJ inapto não é só um aviso bonitinho no site da Receita. Isso afeta, e muito, a vida do empreendedor. Veja as principais consequências de um CNPJ estar inapto:
- Impossibilidade de emitir notas fiscais
- Perda de acesso a benefícios fiscais
- Dificuldade para obter crédito ou abrir conta bancária PJ
- Risco de desenquadramento do Simples Nacional
- Problemas na hora de contratar com outras empresas
- Responsabilidade pessoal dos sócios por dívidas tributárias
Inclusive, a empresa pode acabar ficando com o nome “sujo” na praça, e os sócios também, principalmente se houver movimentações financeiras irregulares durante esse período de inaptidão.
Como descobrir se o CNPJ está inapto
Você pode verificar a situação do CNPJ diretamente no site da Receita Federal. Basta digitar o número do CNPJ na página de consulta de situação cadastral. Se aparecer “INAPTO”, a consulta também informa o motivo da irregularidade.
Caminho para verificar:
- Acesse o site oficial da Receita Federal
- Clique em “Consulta CNPJ”
- Digite o número completo com 14 dígitos
- Verifique se o status está como “ATIVO”, “INAPTO”, “BAIXADO” ou “SUSPENSO”
Se estiver como inapto, vai aparecer a razão da inaptidão e o período em que as obrigações não foram entregues.
Estou com o CNPJ inapto, o que fazer agora?
Calma que tudo tem solução. Se você descobriu que o seu CNPJ ficou inapto, o próximo passo é organizar a casa e regularizar a situação com a Receita Federal. E isso pode ser feito com alguns passos simples (mas que exigem atenção).
Passo 1: Descubra quais obrigações estão pendentes
Entre no portal e-CAC da Receita Federal usando o certificado digital (ou código de acesso). Verifique todas as declarações não entregues nos últimos dois anos. Isso inclui:
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
- DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional para MEI)
Passo 2: Prepare e envie as declarações em atraso
Depois de identificar as pendências, é hora de colocar tudo em dia. Se você for MEI, é só acessar o site do Simples Nacional e enviar as DASN-SIMEI em atraso. Para empresas de pequeno ou médio porte, será preciso usar o programa da Receita Federal para enviar a DCTF e a ECF.
Lembrando que há multas pelo atraso das declarações, que variam conforme o tipo e tempo da inadimplência. Em alguns casos, é possível parcelar os valores.
Passo 3: Pague ou negocie as multas e débitos
Após o envio das declarações, o sistema vai gerar automaticamente as multas por atraso na entrega (MAED). Você pode:
- Pagar à vista com desconto
- Parcelar os valores
- Solicitar a redução da multa (em alguns casos)
Passo 4: Aguarde a Receita reativar o CNPJ
Depois de tudo entregue e os débitos acertados, a Receita Federal costuma reativar o CNPJ de forma automática em até 5 dias úteis. Fique atento ao site e ao seu Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) para acompanhar a reativação.
E se minha empresa estiver parada há anos?
Se sua empresa está parada, mas nunca foi baixada oficialmente, o CNPJ continuará existindo e será considerado inapto se não houver movimentação ou entrega de declarações. Nesse caso, você pode:
- Regularizar e retomar as atividades, se for o caso
- Ou então dar baixa no CNPJ, encerrando a empresa de forma oficial
Dar baixa no CNPJ não é automático. Você precisa solicitar formalmente no portal da Receita Federal e, em alguns casos, também junto à Junta Comercial do seu estado.
Como evitar que o CNPJ fique inapto novamente
Evitar que o CNPJ volte a ficar inapto é mais fácil do que parece. Basta manter uma rotina mínima de controle e organização contábil.
Dicas para manter o CNPJ regularizado:
- Entregue as declarações dentro do prazo
- Mantenha os dados cadastrais da empresa atualizados
- Mesmo que a empresa esteja sem movimento, envie a declaração zerada
- Tenha um contador de confiança, especialmente para empresas que não são MEI
- Use ferramentas de alerta fiscal ou agenda tributária
Se a empresa estiver inativa, mantenha o controle sobre prazos e obrigações. Uma declaração simples esquecida pode causar um problemão no futuro.
O CNPJ inapto prejudica o CPF dos sócios?
Sim, em alguns casos o CNPJ inapto pode respingar nos sócios. Isso acontece quando a Receita entende que houve tentativa de burlar a fiscalização, omissão dolosa ou movimentação financeira durante o período de inatividade. Os sócios podem ser responsabilizados solidariamente por tributos não pagos, além de ter dificuldades para abrir novas empresas ou obter certidões negativas em seu CPF.
Então o ideal é resolver logo para não correr riscos maiores no futuro.
Vale a pena contratar um contador para resolver isso?
Na maioria dos casos, sim. Especialmente se a empresa for do regime Simples Nacional ou Lucro Presumido, e tiver mais de uma obrigação pendente. O contador vai te ajudar a entender exatamente o que precisa ser feito, evitar erros no envio das declarações e até fazer o parcelamento das multas de forma correta.
No caso de MEI, como as obrigações são mais simples, você mesmo pode resolver, desde que entenda o passo a passo e tenha paciência com o processo.
Resumo rápido: O que fazer se seu CNPJ estiver inapto
- Consulte a situação no site da Receita Federal
- Acesse o e-CAC e veja as declarações pendentes
- Envie tudo que estiver atrasado
- Pague ou parcele as multas
- Aguarde a Receita reativar o CNPJ
- Mantenha sua empresa em dia para evitar isso de novo
Estar com o CNPJ inapto não é o fim da linha, mas também não é algo que dá pra ignorar. Quanto antes você resolver, menos dor de cabeça vai ter.
